Kontakty
Nástroj Kontakty je základom pre riadenie vzťahu s obchodnými partnermi (tzv. CRM – riadenie vzťahu so zákazníkmi). Obsahuje centrálny zoznam partnerov, možnosť zápisu komunikácie s kontaktnými osobami partnera, nastavenie spolupráce a poskytuje náhľad na rôzne druhy interakcií vybraného partnera so zbytkom systému (realizované objednávky, vystavené faktúry a pod.).
Veľa firiem eviduje zákaznícke dáta roztrieštené na rôznych miestach, ako sú excelové tabuľky, rôzne firemné disky či dokonca tlačené dokumenty. Qesu túto bolesť eliminuje a umožňuje firmám evidovať všetky dáta na jednom mieste.
Qesu dokáže automatizovať a uľahčiť činnosti hneď niekoľkých oddelení vo firme. Najmä obchodníkov zbaví administratívnej záťaže, ako je prepisovanie, papierovanie alebo dohľadávanie informácií, takže sa môžu lepšie venovať tomu, čo by malo byť hlavnou náplňou ich pozície – obchodovanie.
Nastavenie
Aby vám nástroje dobre slúžili a uľahčili prácu, venujte čas správnemu nastaveniu. Zároveň skontrolujte nastavenie práv jednotlivých úžívateľov.
Kategórie partnerov a regióny adries partnerov
Základnou „jednotkou“ v nástroji Kontakt sú partneri. Pod partnermi sú myslení jednak zákazníci (odberatelia), ale aj potencionálni zákazníci (tzv. lead) a dodávatelia. Vytvorte si kategórie partnerov tak, aby ste si mohli partnerov rozumne rozdeliť na také skupoiny, ktoré vyhovujú vašemu modelu podnikania.
Ak zavážate objednávky podľa geografického členenia, definujte si regióny adries partnerov. Podľa regiónov adries potom môžete filtrovať objednávky a dodávky pri ich editácii a v prehľadoch.
Kde? Nastavenia – Firma
Právo: Nastavenia – Firma
Typ platby od partnerov
Rozdeľte si zákazníkov podľa typu platby za dodávky – aby bolo pri závoze jasné, či platia ihneď na mieste, alebo vystavujete súhrnnú faktúru na týždennej či mesačnej báze.
Typy platieb za dodávky si môžete sami definovať podľa vašich potrieb. Zároveň môžete nastaviť to, či bude systém vyžadovať vystavenie vyúčtovania (potrebné pre jednoduché vytváranie faktúr), alebo dodávku vyúčtovávate na mieste formou pokladničného dokladu k dodaciemu listu.
Kde? Nastavenie – Pravidelný predaj – Typy platby
Kontakty
Partneri
Hlavná časť celého nástroja je evidencia partnerov. Jedná sa o digitálnu kartotéku vašich dodávateěov, odberateěov a ďalších partnerských subjektov. Každý partner má evidovanú svoju zložku/kartu s jeho detailnými informáciami. Zároveň sa tu zbiehajú informácie o spoločnom obchodnom vzťahu – objednávky a dodávky, fakturácia a pod.
Nového partnera založíte tlačítkom Pridať . Kartu partnera otvoríte kliknutím na odpovedajúci riadok v zozname.
Kde? Kontakty – Partneri
Právo: Kontakty – Partneri
Adresy a kontakty
Na karte partnera je vždy viditelný ľavý panel s identifikačnými údajmi, adresami a kontaktami.
- Novú adresu alebo kontakt pridáte pomocou kontextového menu v pravo od nadpisu danej agendy.
- Ak pridávate doručovaciu adresu pre dodávky, nezabudnite vybrať prepínač Používať adresu pre objednávky a dodávky. Takáto adresa je potom označená ikonou nákladného auta.
Záznamy
Prvá záložka na karte partnera patrí záznamom komunikácie. Toto je miesto, kam by ste mali zaznamenávať všetku dôležitú komunikáciu s partnerom:
- prijatú a odoslanú poštu (fyzickú aj e-mailovú),
- záznam o telefonáte a jeho obsahu,
- popis osobného stretnutia,
- či všeobecnú poznámku ohľadne spolupráce s partnerom.
Záznam mimo samotného textu obsahuje informácie o dátume a čase, kontaktnej osobe a tiež užívateľovi, ktorý záznam zapísal. Vďaka tomu si udržíte prehľad, či ho rýchlo získate, aj v prípade, že s partnerom komunikujú viacerí členovia tímu.
Pohyby
Záložka zobrazuje finančné pohyby naviazané na partnera – príjmové i výdajové. Pohyby sú zobrazené jednak súhrnne za zvolené obdobie po kategóriách, ale aj jednotlivo.
Pravidelný predaj
Táto záložka zhŕňa informácvie z pravidelných objednávok partnera. Poskytuje prehľad objednaných produktových položiek a vyúčtovania dodávok za zvolené obdobie.
Fakturácia
Tu nájdete prehľad vystavených faktúr pre partnera, vrátane ich stavu úhrady a možnosti prejsť na detail konkrétnej faktúry pomocou tlačítka Detail v riadku s danou faktúrou.
Z informácií o dátume splatnosti faktúry a dátume skutočnej úhrady je počítaný orientačný údaj Priemerná splatnosť. Spoločne s údajom o nastavenej spltanosti faktúr pre daného partnera vám poskytuje rýchly nadhľad nad spoľahlivosťou úhrady faktúr.
Nastavenie spolupráce
Posledná záložka karty slúži na nastavenie parametrov spolupráce s partnerom:
- typ platby za pravidelné objednávky, voľba dodacieho listu a individuálna dĺžka splatnosti faktúr;
- bankové účty partnera pre automatické rozpoznávanie platieb v pohyboch na účte;
- individuálny cenník položiek;
- a šablónu pravidelnej objednávky – teda zoznam položiek, ktorý sa automaticky načíta pri zakladaní novej objednávky.
Kontakty
Pre rýchle vyhľadanie kontaktu naprieč partnermi slúži tento kontaktný zoznam. Pomocou vyhľadávacieho poľa rýchlo nájdete kontakt podľa mena, názvu partnera, e-mailovej adresy či telefónneho čísla. Pomocou tlačítok v riadku môžete rýchlo Vytvoriť záznam komunikácie s daným kontaktom, prípadne prejsť na kartu partnera .
Prehľad záznamov
Tento prehľad je určený pre rýchle zorientovanie sa v komunikácii s partnermi za vybrané obdobie. Môže slúžiť na kontrolu vlastných záznamov, či záznamov svojich kolegov.
